Comparer le nombre de devis préparés par commercial peut aider une PME ou une ETI du BTP à mieux répartir les demandes, repérer les blocages et organiser l’activité. Mais un chiffre brut ne suffit pas : les périmètres, les types de chantiers et les pratiques de saisie doivent être cohérents. Voici une méthode concrète pour mesurer le volume sans transformer le suivi en classement trompeur.

1. Définir précisément ce qui compte comme un devis

Avant de comparer les commerciaux, fixez une règle commune sur l’objet mesuré. Un devis peut être un document transmis au client, une proposition encore en préparation ou une version révisée. Mélanger ces étapes gonfle ou réduit artificiellement les volumes. Choisissez une définition simple, puis appliquez-la à toute l’équipe.

Pour suivre la production commerciale, comptez de préférence un devis envoyé au client, identifié par une date d’envoi et un dossier. Les versions successives doivent rester rattachées au même devis initial, sauf si elles répondent à une demande distincte et clairement documentée. Les brouillons et les simulations internes ne sont pas comptabilisés comme des devis préparés pour le client.

  • Préciser si le périmètre porte sur les devis envoyés ou seulement finalisés en interne.
  • Définir le traitement des avenants, variantes, révisions et devis annulés.
  • Attribuer chaque devis à un responsable selon une règle stable : propriétaire du dossier, émetteur ou autre rôle défini.

2. Construire un suivi partagé et exploitable

Un tableau de suivi ou un CRM suffit, à condition que les champs soient renseignés de la même manière. Pour chaque devis, enregistrez au minimum le commercial responsable, la date de création, la date d’envoi, le client, le type de chantier, le montant estimé et le statut. Ajoutez une référence de dossier pour éviter les doublons.

Séparez les informations observées des interprétations. Par exemple, notez le délai entre la demande et l’envoi, mais ne concluez pas qu’un délai est anormal sans tenir compte de la complexité du chiffrage, des pièces manquantes ou des validations nécessaires. Un suivi fiable décrit d’abord le flux avant de chercher à expliquer les écarts.

  • Utiliser des statuts communs : à chiffrer, en préparation, en validation, envoyé, perdu ou gagné.
  • Rendre obligatoire la date d’envoi pour tout devis comptabilisé.
  • Prévoir un contrôle régulier des dossiers en double, incomplets ou attribués au mauvais responsable.

3. Comparer des périodes et des périmètres équivalents

Choisissez une période adaptée au rythme de vos affaires : semaine, mois ou trimestre. Comparez des périodes de même durée et vérifiez les absences, changements de portefeuille ou variations saisonnières. Si un commercial rejoint l’équipe en cours de période, indiquez la durée réellement travaillée plutôt que de comparer son total sans contexte.

Découpez aussi les résultats par activité lorsque les portefeuilles sont différents : dépannage, rénovation, travaux neufs, marchés récurrents ou grands chantiers. Un devis simple et un dossier exigeant plusieurs visites, métrés ou validations ne représentent pas la même charge. Le volume total reste utile, mais il doit être lu avec cette différence en tête.

  • Comparer les mêmes périodes et les mêmes règles de comptage.
  • Filtrer par type de chantier, secteur ou taille de dossier lorsque cela éclaire l’analyse.
  • Ajouter le nombre de jours travaillés ou signaler les absences et changements de portefeuille.

4. Lire le volume avec des indicateurs complémentaires

Le nombre de devis préparés renseigne sur la production, pas à lui seul sur la qualité ni sur le résultat commercial. Mettez-le en regard du montant total proposé, du délai de traitement, du taux de transformation et de la valeur des affaires gagnées, si ces données sont disponibles et définies de façon fiable. Ces indicateurs répondent à des questions différentes : cadence, réactivité, adéquation des offres et contribution au chiffre d’affaires.

Interprétez les écarts comme des signaux à investiguer, non comme des verdicts. Un volume plus faible peut venir d’un portefeuille plus complexe, d’un manque d’informations en amont ou d’une charge de suivi importante. À l’inverse, un volume élevé ne garantit pas que les offres sont pertinentes ou rentables. Cherchez la cause avec le commercial et les équipes qui interviennent dans le chiffrage.

  • Si le volume baisse, vérifier les demandes reçues, les dossiers en attente et les étapes de validation.
  • Si le volume augmente, contrôler les doublons, les révisions comptées plusieurs fois et la qualité des qualifications.
  • Examiner conjointement les devis envoyés, leur délai de traitement et leur issue commerciale.

5. Installer un rituel d’analyse et des actions de suivi

Consacrez un point régulier à la lecture du tableau, avec une trame identique d’une période à l’autre. Commencez par valider les données, puis examinez les tendances par personne et par type d’affaire. Terminez par une décision concrète : rééquilibrer des dossiers, clarifier les priorités, accélérer une validation ou améliorer la transmission des informations entre commerce et chiffrage.

Formalisez les actions, leur responsable et leur échéance. Si le suivi révèle un blocage récurrent, corrigez le processus plutôt que de demander simplement davantage de devis. La méthode doit aider l’équipe à mieux piloter son flux commercial et à rendre visibles les contraintes, pas ajouter une saisie sans usage opérationnel.

  • Avant la réunion : contrôler les dossiers incomplets et les attributions.
  • Pendant la réunion : discuter des écarts avec le contexte du portefeuille.
  • Après la réunion : consigner les actions et vérifier leur effet au point suivant.

À retenir

Pour comparer le volume de devis par commercial, commencez par une définition commune, une saisie fiable et des périodes comparables. Lisez ensuite les chiffres avec le type de chantier, la charge de traitement et les résultats commerciaux. Le bon indicateur est celui qui aide à prendre une décision concrète sur le flux, pas celui qui produit un classement déconnecté du terrain.

Questions fréquentes

Faut-il compter les versions corrigées d’un devis comme de nouveaux devis ?

En règle générale, non : rattachez les révisions au devis initial pour éviter de compter plusieurs fois la même opportunité. Traitez-les séparément uniquement si elles correspondent à une demande distincte, selon une règle écrite et appliquée à toute l’équipe.

Comment comparer des commerciaux qui n’ont pas le même portefeuille ?

Comparez d’abord des périmètres homogènes, par exemple par type de chantier ou taille de dossier. Présentez aussi le volume avec des éléments de contexte comme les jours travaillés, la complexité des affaires et les délais de chiffrage. Évitez de tirer une conclusion du seul total.